来客があった際の対応は、ビジネスマナーに基づき行われる必要があります。企業に訪問してくる人には、事前にアポイントをとって訪問する人、飛び込みで訪問してくうるアポイントのない人がいます。
来客が会った場合には、相手が名乗らない場合は、相手が誰なのかを柔らかく尋ねるようにしましょう。アポイントメントがあるかどうか確認し、アポイントメントがある場合には、歓待の言葉を述べて部屋に通すようにしましょう。
アポイントメントのない場合、来客の担当者に相手の社名や名前、また用件を伝えて、会うかどうか伺ってみましょう。ほとんどの場合、企業ではアポイントのない人とは、会うことがありません。
訪問者を部屋に通す時は、あらかじめ照明をつけておき、夏や冬では、冷房や暖房の電源を入れて、部屋を快適な状態にして置くのが、ビジネスマナーです。
部屋に通す際には、中に誰もいない事が確認できていても、ノックで不在を確認してから訪問者をとおすようにしましょう。訪問者に椅子をすすめますが、基本的にお客さんは上座に通すようにします。企業には様々な人が出入りしており、単なる営業の場合もあれば、重要な取引先である可能性もあります。
来客の応対を行うのは、会社の代表として一番初めに対応を行う事になります。どんな相手であれ、失礼のないようにビジネスマナーを守って対応する事が求められます。ビジネスマナーの基本は、相手を思いやる心です。お客さんに失礼のないようにするだけでなく、ちょっとした気配りを行う事が大切です。
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