ビジネスメールでは、些細なミスがずっと残り、後々面倒になる事もあります。特に、外部に投げるメールに関しては、充分に確認を行ってからメールする癖をつけましょう。メールでは、相手の顔も声もわからない為、変なメールが送られてくると、それだけで印象が悪くなり、仕事に大きく影響する場合もあります。
まずは、宛先、CC、BCCを確認します。CCとBCCを間違えると、大事な情報が外に流出してしまう危険もあるので、十分注意しましょう。
また、メールの主軸である本分の確認も行いましょう。誤字や脱字がない事は、ビジネスマナーとして当然ですが、だらだら長文を書いていると文章の意図が伝わらず、マイナスにとらえられる事もあります。わかりやすく伝えようとするあまり、長文で説明していると論点が変わって、最終的には何が言いたいが伝わらない事が多くあります。
また、ニュアンスの問題や、相手が様々にとらえられる書き方をすると、トラブルになる確率が高くなってしまいます。ビジネスの内容を長文で説明しても、内容はほとんど伝わらないので、簡潔にまとめて要点を伝え、詳しくは電話やアポイントを取って直接やり取りするようにしましょう。
自分でかいた文章の添削は難しいですが、メールを一度保存して、少ししてから再度読み直すと、客観的にみる事が出来て、メールのおかしな部分がわかりやすくなります。
ただ、簡潔に要件のみを伝えようとして、本当に要件のみでは、相手にあまり良い印象は与えず、ビジネスマナーとしても良くありません。最低限のビジネスマナーを意識して、わかりやすいメールを心掛けましょう。
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