ビジネスメールは、手紙のように季節の挨拶などは必要ありません。前文で相手に挨拶とメールの目的を説明し、本文で具体的内容を書いて、末文で締めの言葉を書く3構成に分ける事が出来ます。
ビジネスメールのよくある失敗としては、本文の相手の名前を間違えてしまったり、あいさつが長くなって、肝心な内容が目立たなくなってしまったりと言う事がよくあります。
メールの前が気では、相手の会社名と肩書き、そして本名を敬称つきでかくのがメールにおけるビジネスマナーの基本です。名字しか書いていないメールもありますが、ビジネスメールにおいては、フルネームで記すのが基本です。
ビジネスメールでは、時候の挨拶などは必要はありませんが、いきなり要件に入らず、初めてメールを出す場合は、突然のメールで失礼いたします。といったり、何度かやり取りのある相手には、 いつもお世話になります。といった簡単な挨拶を入れるようにしましょう。ビジネスメールといえど、いきなり要件を記すのは、ビジネスマナーに反します。
ビジネスメールの本文は、簡潔で読みやすい書き方を心がけましょう。よくある読み難いビジネスメールは、ダラダラと文章が続いたり、意味不明な改行で読み難くなってしまう事があります。
ビジネスメールでは、30字程度で改行を行うとスッキリと読みやすくなります。また、本文には相手が返信に困るような、余計なことを書かないようにし、こちらから要求がある場合には、全て伺う形で尋ねるようにしましょう。
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