ビジネスにおいて電話のやりとりは、必要不可欠ですが、顔が見えないので声だけで印象が決まってしまいます。特に、こちらからかけるビジネス電話は、その電話で相手に会社の印象を決める事になります。
電話をかけてから慌てる事のないように、電話をかける前に、用件や内容をメモにしておくと良いでしょう。ビジネスマナーとして、電話をかける時間を選ぶ事も大切です。
朝一番の時間は朝礼や事務連絡があるので、先方も忙しい時間帯です。緊急の連絡があり、朝一番に電話をかける場合には「朝早くからすみません」といった一言そえる事が、ビジネスマナーとして当然です。昼休みや営業時間外に電話をする事も、緊急でない限りは避けるようにし、今後スムーズにビジネスを進める為にも、営業時間内に電話をするようにします。
電話をかける際は、基本情報として、先方の電話番号や社名はもちろんの事、役職名や名前の読み方なども、きちんとメモにしておきましょう。 こちらからかけた電話であるのに、相手の名前を読み間違えたりする事は、ビジネスマナーとして最低です。
電話をかけてから資料を探して相手を待たせる事のないように、資料もわかりやすいように準備しておき、電話をしながらもたつかないようにしましょう。電話を切る際は、ビジネスマナーとして、電話はかけた方が切るのが基本となっています。
電話を切る時は、相手を不快にさせないように、受話器を静かにおくのがビジネスマナーとして当然です。相手が顧客であった場合には、こちらがかけた電話でも、相手が切ったのを確認してから電話を切るようにします。
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