電話に出たら、きちんと取り次ぎを行う事が重要です。取り次ぎが出来ていないと、社内だけでなく取引先にも迷惑をかける事になります。
取り次ぎを行う場合は、まず相手の名前を正確に確認する事が、ビジネスマナーとして最低限のレベルです。相手が社内の人間を指名した場合は、こちらの取り次ぐ相手の名前を再度確認して、電話機を保留状態にして取り次ぎを行います。
この時、「少々お待ちくださいませ」と断る事がビジネスマナーで、突然保留ボタンを押すことは避けましょう。社外の人に対して社内の人間を呼ぶ場合は、上司や役職などの敬称は省いて名字で謙譲表現を行います。
例え、社長であっても、「○○さん」と呼ぶ事のないように注意しましょう。 取り次ぐ相手には、誰から電話がかかってきたかを正確に伝えます。会社名や名前を正確に聞き取っていないと、取引のある相手であるのに、営業電話と勘違いされて電話に出て貰えない事もあります。
取り次ぐ相手がちょうど電話中の場合は、電話に出ている事を伝え、終わり次第掛け直すようにして、相手の連絡先を聞いておきます。外出している場合や、会議に出ている場合にも、何時に戻るかを相手に伝えて、こちらが掛け直した方がいか伺いましょう。
基本的に、会議中は電話は取り次がない事がビジネスマナーですが、緊急の場合は要件を伺い、すぐに掛けなす事を相手に伝えましょう。電話のビジネスマナーでは、現在の受け答えがしっかり出来る事以外に、取り次ぎが正確に行えるかが重要になります。
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