ビジネスにおいては、取引先だけでなく、知らない人から電話がかかってくる事も多くあります。電話では顔が見えないとしても、受け答えによっては、相手に会社のイメージを悪くさせてしまう事になってしまいます。
電話に出たら、会社の代表として外部の人と話している事を忘れず、丁寧で明快な応対をしましょう。電話におけるビジネスマナーとして、ベルが鴫ったら三回コールまでに、電話は取るようにしましょう。3回以上コールしているのに、電話に出れなかった場合は、まず、お待たせいたしましたと一言添えるようにしましょう。
自身の社名と部署名をはっきりと名乗り、相手が不安になるような暗い声で話さず、ハキハキと明るく発音するようにします。相手が名乗ったら、知らない相手であったとしても「お世話になっております」と応え、こちらが名乗っても相手が名乗らない場合には「恐れ入りますが、どちらさまでいらっしゃいますか」と丁寧に伺うのがビジネスマナーです。
また、電話に出る際のビジネスマナーとして、いつでもメモが取れるように、ペンとメモを用意しておきます。相手の声が聞き取れなかったとしても、うやむやにしてしまわないで、「申し訳ございません。お電話が少々遠いようでございます」と、聞き取れないことを伝え、伺うようにしましょう。
電話のビジネスマナーとしては、明るく丁寧に応える事が大切です。電話口で暗く話されると、取引を行っても大丈夫か相手は不安になってしまいます。
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