電話対応では、聞き取れなかったり話の内容を理解できない場合など、困ったことになる場合もあります。このような場合、うやむやに何となく聞き取ったり、理解していないのに「わかりました」などと伝える事は、ビジネスマナーに反しています。相手に不快な思いをさせないように、丁寧に伺い正確に把握するようにしましょう。
聞き取れなかった場合は、「聞こえませんでした」とストレートに伝えるのではなく、「申し訳ございません。お電話が少々遠いようでございます」と、遠まわしに伝えるようにします。
具体的な問い合わせがあった場合は、「私ではわかりかねますので、お調べして折り返します」と伝え、相手の連絡先を聞いてから、上司と相談するようにしましょう。
電話応対では、自分のわからない事を聞かれたりすると、パニックになりやすいですが、誠実な心を持って落ち着いて応対すれば、相手にもその姿勢が伝わります。電話応対はビジネスマナーを理解していても、ある程度慣れを必要とするので、積極的に電話に出て早く慣れるようにしましょう。
電話応対に慣れてくると想定外の電話がきても、ビジネスマナーに基づき、機転を利けせて応対ができるようになります。電話応対が悪い会社は、電話口で何度もたらい回しにされたり、長々と保留で待たせたりします。
電話も、無料で行えている訳ではありません。相手を長々と保留で待たせる事は、ビジネスマナーに反するので、すぐに対応できない場合は、掛け直させて貰う様にしましょう。
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